Une alternative aux souches papier, ça existe !

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Chaque année se déroule une tradition chez les sapeurs-pompiers de France, la distribution en porte-à-porte des calendriers. Cet évènement nécessite une organisation rigoureuse et les souches papier font partie des outils important pour la bonne réalisation de celui-ci. 

Les souches papier dans la distribution des calendriers des sapeurs-pompiers

Que cela soit pour délivrer aux donateurs un reçu papier ou pour permettre au bureau de l’amicale de réaliser leur comptabilité, les souches papiers font partie intégrante dans l’organisation de la collecte de dons.

Ainsi, en tant que sapeur-pompier, vous avez sûrement dû vous confronter aux souches papiers. Mais s’en dégagent beaucoup de problématiques les concernant. 

Les problématiques des souches papier pour les sapeurs-pompiers

En effet, alors que la méthode de distribution des calendriers se modernise, les souches papier, elles, restent inchangées. Recompter les souches une fois la tournée terminée, les transporter, les remplir et parfois raturer si le nom a mal été indiqué sur la souche est gênant, peu pratique et devient finalement une perte de temps. On en a marre ! De plus, à l’heure où limiter son impact environnemental est en première ligne, utiliser des souches papiers pose un problème. 

Je me suis donc posé une question…  Existe-t-il un moyen de remplacer les souches papier ? Eh bien oui.

La solution : une application mobile

En effectuant mes recherches j’ai trouvé une application mobile qui a été conçue pour les sapeurs-pompiers lors de la distribution des calendriers. Et autant vous dire que celle-ci modernise réellement nos tournées et nous permet de gagner un temps fou. Les fonctionnalités proposées sont une réelle alternative aux souches. 

Le reçu dématérialisé

Tout d’abord, l’application propose un reçu dématérialisé aux donateurs. C’est en saisissant les coordonnées du donateur ainsi que son adresse mail que l’opération est effectuée. Lorsque le sapeur-pompier rentre le montant du don et son moyen de paiement, un mail est automatiquement envoyé au donateur pour confirmer son don et le remercier. 

La souche dématérialisé

Ensuite, le montant du don, le type de paiement et les coordonnées du donateur sont directement saisies dans l’application. Elle va donc regrouper tous vos dons, vous éviter de transporter les souches et donc les remplacer. Cela devient moins encombrant et cela vous assure de ne perdre aucune souche en route.

Votre téléphone devient votre seul outil de travail.

Les plus de l’application mobile

Un tableau de bord pour se situer dans sa tournée (combien de calendrier il vous reste à vendre) et un système de cartographie qui vous indique les types de visite effectuées (absence, don, refus, repasse) et donc leur localisation.

Un réel gain de temps, un allègement de la responsabilité de conserver les souches et un geste pour l’environnement.

La problématique des souches papier pour le bureau de l’amicale 

Si vous faites partie du bureau de l’amicale, une autre problématique se découle des souches papiers. En effet, la comptabilité réalisée après coup devient chronophage et complexe. Les souches peuvent se perdre et manquer lors de la comptabilité. A l’ère du numérique, une solution s’impose.

Mais existe-t-il un moyen de réaliser la comptabilité numériquement et de l’automatiser ? Encore une fois, je vous réponds oui.

La solution : l’application web 

Cette application qui, non seulement, dématérialise les souches, permet également l’automatisation de la comptabilité des dons collectés qu’ils soient en espèce, chèque ou carte bancaire. 

Vous avez accès à une application web (uniquement accessible par le bureau de l’amicale) qui vous permet à la fois de consulter en temps réel combien de calendriers ont été vendus (globalement ou individuellement) et le montant à récupérer pour chaque utilisateur selon les types de paiement.

Les plus de l’application web

Consulter le montant journalier global, avoir une vue d’ensemble sur la campagne grâce à la cartographie intégrée et des statistiques sous forme de graphique et le tout, en temps réel !

Toutes ces données sont exportables dans un fichier Excel pour faciliter la comptabilité par la suite en fonction du type de paiement. 

Le résultat 

De quoi moderniser la distribution des calendriers qui existe depuis des décennies et la rendre plus simple, pratique, moins chronophage et plus respectueuse de l’environnement.

Pour plus d’informations, voici le lien vers le site DMASP qui propose cette application